Declaración de plataformas digitales: qué presentar y cuándo

El régimen de plataformas digitales es una realidad para muchas personas que ofrecen servicios o venden productos a través de aplicaciones o sitios web. Entender cómo funciona la declaración de plataformas digitales, qué documentos se necesitan y cuándo presentarla es fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales sin complicaciones.

En MRF Contadores le explicamos de forma clara y práctica lo que debe tener presente para llevar un control adecuado y evitar errores comunes.

Qué necesita tener claro antes de declarar

Antes de iniciar su declaración en el régimen de plataformas digitales, es importante que tenga claros algunos aspectos básicos:

• Identificación del régimen: Se aplica a personas físicas que obtienen ingresos mediante plataformas digitales, como Uber, Rappi, Airbnb, entre otras. También puede aplicar a personas morales que operan en este esquema.
• Obligaciones fiscales: Debe conocer qué tipo de ingresos debe declarar, qué deducciones son permitidas y qué impuestos debe pagar.
• Documentación necesaria: Recibos, facturas, estados de cuenta y reportes que la plataforma le proporciona son la base para su declaración.
• Plazos de presentación: La declaración puede ser mensual o anual, dependiendo de su régimen y volumen de operaciones.

Contar con un contador especializado en plataformas digitales facilita la interpretación de estas reglas y asegura que su declaración sea correcta.

Cómo ordenar retenciones, comisiones e ingresos

Uno de los retos más comunes al hacer la declaración en este régimen es organizar correctamente las cantidades que aparecen en sus reportes:

• Ingresos brutos: Son el total de pagos que recibe por sus servicios o ventas en la plataforma.
• Comisiones: La plataforma probablemente le cobre una comisión por el uso del servicio. Es importante separarla, ya que es un gasto deducible.
• Retenciones: Algunas plataformas retienen impuestos directamente y le entregan un comprobante de retención. Debe considerar estas retenciones para evitar pagar doble impuesto.
• Ingresos netos: Son los ingresos brutos menos comisiones y retenciones, y es sobre estos que se calcula su impuesto a pagar.

Para ordenar esta información, le recomendamos:

1. Solicitar mensualmente un reporte detallado a la plataforma.
2. Registrar en una hoja o software contable los ingresos, comisiones y retenciones de forma separada.
3. Revisar que las facturas emitidas coincidan con los ingresos reportados.
4. Conservar todos los comprobantes digitales que respalden cada movimiento.

Un contador plataformas digitales puede ayudarle a integrar esta información en su contabilidad y preparar su declaración correctamente.

Qué errores suelen repetirse en este tipo de operación

Algunos errores frecuentes que detectamos en las declaraciones del régimen de plataformas digitales incluyen:

• No registrar las comisiones como gastos: Esto provoca que el impuesto a pagar sea mayor al debido.
• No considerar las retenciones efectuadas por la plataforma: Se termina pagando doble impuesto si no se acreditan correctamente.
• Declarar ingresos que no corresponden al periodo: Esto genera inconsistencias con la autoridad fiscal.
• No emitir facturas por los ingresos recibidos: Puede traer problemas en caso de una auditoría.
• No mantener documentación ordenada y actualizada: Esto dificulta la revisión y complica la presentación de la declaración.

Evitar estos errores requiere disciplina y un sistema confiable para registrar todas sus operaciones.

Cómo mantener un proceso mensual sostenible

Para que la declaración de plataformas digitales no sea un dolor de cabeza, es recomendable implementar un proceso mensual que le permita:

• Revisar y descargar reportes de la plataforma con la información de ingresos, comisiones y retenciones.
• Registrar la información en su sistema contable o en una hoja de cálculo organizada.
• Emitir facturas electrónicas a tiempo por los ingresos correspondientes.
• Conservar todos los comprobantes digitales y comprobantes de retención.
• Revisar con su contador que todo esté correcto antes de presentar la declaración.
• Cumplir puntualmente con las fechas límite para evitar multas o recargos.

Este flujo de trabajo no solo reduce errores, sino que le permite tener un control claro de sus ingresos y obligaciones fiscales.

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Con el acompañamiento adecuado, cumplir con el régimen de plataformas digitales será una tarea clara y ordenada.